Мы всегда должны стремиться к тому, чтобы событие сдвинулось с места, но иногда бюджет важнее. Бывают случаи, когда мы пытаемся спланировать мероприятие на пустом месте. Никакая цена над бегом неприемлема и мы должны сделать отсчет каждой гривны.

Что нужно сделать первым делом?

Первым приоритетом является разработка тщательного графика времени и бюджета. Учет планирования мероприятий по целевому времени является важнейшей частью учета в бюджете. Если ваш график времени уйдет с курса, то так будет и с вашим бюджетом.

Составьте график в самом начале проекта. Создайте временную линию для каждой задачи или области работы, которая должна быть выполнена до начала события. Таким образом, вы установите, что должно быть сделано в первую очередь. Некоторые задачи могут быть выполнены только после выполнения других.

Вместе с этим составьте бюджет. Электронная таблица — это все, что вам нужно. Каждая из задач, которые вы ставите на временной график, будет иметь свой столбец в таблице бюджета. По мере того как работа сделана и счета оплачены вы будете проверять как цену, так и время выполнения.

Для этого нет необходимости использовать дорогостоящее программное обеспечение. Есть много шаблонов графиков времени, доступных в интернете, и если у вас еще нет электронной таблицы в вашем обычном пакете программного обеспечения, то вы можете найти бесплатную онлайн-версию.

Эти два инструмента очень ценны для тех, кто планирует мероприятие. Стоит потратить немного времени, чтобы узнать как они работают.

Если вы пытаетесь спланировать свое мероприятие с небольшим бюджетом, то вы не захотите нанимать других людей. Найм профессионалов сразу же увеличит ваши расходы. Вы платите за их мастерство и опыт. Если вы хотите мероприятие по дешевке, вы должны воспроизвести свой профессионализм для себя. Это будет крутая кривая обучения, но будет очень приятно, когда мероприятие пройдет хорошо.

Проведите некоторое время, исследуя вид события, которое вы хотите организовать. Посмотрите, что сделали другие люди. Если это мероприятие компании, то посмотрите на корпоративные сайты и запомните некоторые идеи из мероприятий, которые организовали другие компании. Даже если вы планируете личное мероприятие, из этого источника можно почерпнуть несколько хороших идей.

Попробуйте привлечь неопытных людей, таких же как вы, может друзей и семью. Возможно, вы организовываете благотворительное мероприятие. Если да, то расскажите людям о том, чему служит благотворительность. Они будут готовы помочь.

Есть много пожилых людей, которые имеют множество навыков и будут только рад помочь в хорошем деле. Возможно, они ждали, что кто-то их спросит.

Если вы планируете семейное мероприятие с небольшим бюджетом, то это может быть возможность пригласить множество родственников. Это могут быть кузины, которых вы не видели в течение многих лет, которые хотели бы помочь организовать мероприятие для бабушек и дедушек. Обидно, когда семьи встречаются только на похоронах. Вы можете начать привычку больших семейных мероприятий, когда вы планируете свое мероприятие на небольшой бюджет и призываете всю семью помочь вам.

Компании, которые предоставляют еду могут быть очень дорогими. Поэтому, если вы планируете мероприятие с ограниченным бюджетом, то это одна из основных областей, где вы можете сэкономить деньги. Готовьте сами или разделите между помощниками. В любом случае подготовьте меню и список покупок.

Вам будет нужен источник продуктов от самых дешевых поставщиков. Покупка оптом часто обходится дешевле, поэтому планирование меню действительно окупается. Если это очень большое событие и для оптовиков они могут быть готовы дать вам скидку.

Некоторые поставщики могут быть готовы сделать пожертвования на благотворительное мероприятие. Проверьте, какие компании вносят вклад в благотворительные организации в вашем регионе.

Когда дело доходит до тарелок, стаканов и столовых приборов, возьмите столько, сколько сможете. Спросите у местных организаций, которые регулярно проводят собственные мероприятия. Возможно они будут готовы одолжить вам свое оборудование.

Реклама жизненно важна для многих мероприятий. Внимательно следите за своим бюджетом. Производство листовок и размещение рекламы в газетах очень дорого обходится. Воспользуйтесь интернетом. Это будет представлять собой реальную экономию, когда вы планируете мероприятие с низким бюджетом.